قواعد المراسلات التجارية عن طريق البريد الإلكتروني. الرسالة التجارية: عينة. كيفية إرسال بريد إلكتروني عن طريق البريد الإلكتروني

الإنترنت

على مدى السنوات العشر الماضية المراسلات التجاريةمن خلال البريد الإلكتروني اكتسب شعبية هائلة وأصبحت واحدة من الطرق الرئيسية للاتصالات التجارية. اليوم من الصعب العثور على شخص لا يستخدم البريد الإلكتروني في ممارسة الاتصالات بين الأشخاص. وعلى الرغم من ذلك ، يتساءل الكثيرون اليوم: كيف يمكن إرسال رسالة عبر البريد الإلكتروني حتى يتم الالتزام بجميع القواعد؟ كيف يمكن استخدام خطاب متعلم لتشكيل انطباع جيد على المرسل إليه حول المرسل؟

توضح هذه المقالة قواعد العملالمراسلات عن طريق البريد الإلكتروني ، وسوف تساعدك النصيحة العملية المقدمة في المقالة على تعلم التواصل الصحيح للأعمال عند إنشاء رسائل البريد الإلكتروني.

كثير يبدأ يومهم معالتحقق من علبة البريد للرسائل الجديدة. ولكن ، للأسف الشديد ، على الرغم من انتشار هذه الطريقة لتبادل المعلومات ، فإن الكثيرين لا يعرفون كيف يستخدمون لغة المراسلات التجارية بشكل صحيح ، ويأخذون رسائل البريد الإلكتروني لطريقة اتصال غير رسمية.

بفضل سرعة تسليم رسائل البريد الإلكترونييبسط البريد تبادل الوثائق الرسمية الهامة ، والنماذج ، والتطبيقات ، ولكن هنا الناس يخطئون عند إرسال الرسائل. في كثير من الأحيان يحدث أنه عند إنشاء بريد إلكتروني عند تبادل أي ملفات ، لا يقوم المرسلون لسبب ما بتجميع المقالات المصاحبة ولا يدخلون الموضوعات ، مما قد يعقد عمل المستلمين. الغرض من هذه المقالة هو الإجابة على السؤال: كيفية إرسال بريد إلكتروني عن طريق البريد الإلكتروني واتباع جميع قواعد الاتصالات الكتابية التجارية عن طريق البريد الإلكتروني؟

عند تأليف رسائل البريد الإلكتروني ، يجب ملء جميع الحقول المقدمة

قواعد المراسلات التجارية عن طريق البريد الإلكترونيإلزام مرسل الرسالة بملء جميع الحقول الواردة في البريد الإلكتروني ، مثل عنوان واسم المستلم ومرسل الرسالة. تأكد من وصف موضوع يصف باختصار جوهر الرسالة المرسلة. في كثير من الأحيان ، يعتمد الموضوع الموصوف بشكل صحيح على مصير الرسالة المرسلة وسرعة حل المشكلة المذكورة فيه. يجب أن يبدأ البريد الإلكتروني الخاص بالعمل مع التحية - هذا العرض البسيط لاحترام المتلقي مهم للغاية في المراسلات. بعد التحية ، ينبغي أن يتبع النص ، الذي يسمى "نص الرسالة" ، وفي النهاية يتم ترك التوقيع ، على سبيل المثال ، "بصدق ، بريسوف بيتر ايفانوفيتش".

كيفية إجراء المراسلات التجارية عن طريق البريد الإلكتروني

تحية في المراسلات التجارية

في هذه اللحظة لا بد من مزيد من الشحذانتباهك ، لأن إيماءة الاحترام مهمة للغاية في أي جانب من جوانب الاتصالات التجارية. العبارة الترحيبية المثلى هي "Good day" أو "Hello". إن إجراء المراسلات التجارية عن طريق البريد الإلكتروني يقيد المرسل في استخدام عبارات "مساء الخير" أو "صباح الخير" ، حيث يمكن للمستلم قراءة الرسالة في وقت لاحق بكثير من استلامها. كما أنه ليس صحيحا للاستخدام في تحية تعبيرات العامية المستخدمة في الاتصالات غير الرسمية.

بعد كلمة أو عبارة تحياتيجب الاتصال المتلقي بالاسم والعائلي، وكأن اسم المرسل غير معروف، هذه النقطة يمكن تخطي. بعد كلمة ترحيبية من الانتقال إلى عرض الرسالة المستهدفة.

الملفات المرفقة في المراسلات التجارية عن طريق البريد الإلكتروني

إذا كان الغرض الرئيسي من الرسالة ليس فقطرواية مكتوبة وبيان جوهر المسألة ، ولكن أيضا إرسال الملف ، فمن الأفضل إرفاق الكائن المرسلة أولاً. غالبا ما يحدث أن العديد من المرسلين ، بسبب عدم الانتباه ، بعد أن ذكر جوهر المسألة في نص الرسالة ، ننسى أن نعلق الاستثمار اللازم. مثل هذا الإهمال يمكن أن يؤثر سلبًا على سمعة الأعمال المرسلة لخطاب العمل.

أمثلة على المراسلات التجارية

يجب أن يكون عنوان البريد الإلكتروني معرفًا وموجزًا

قواعد المراسلات التجارية عن طريق البريد الإلكترونيإلزام المرسل أن يكون له اسم إلكتروني معروف ، والذي يجب أن يحمل في ذاته معلومات حقيقية عن اسم المرسل. لا تبدو العناوين والعناوين الرسمية غير واضحة وسخيفة ، عندما يشير العنوان الإلكتروني إلى عبارات أو كلمات غير رسمية ، على سبيل المثال ، العنوان الإلكتروني "limon_petya". يبدو غير مستساغ جدا لشخص بالغ. لإجراء المراسلات التجارية ، فمن الأفضل إنشاء بريد إلكتروني منفصل واتباع آداب المراسلات التجارية عن طريق البريد الإلكتروني.

استخدام وظيفة الرد السريع (الاستجابة) للرد على رسائل البريد الإلكتروني المستلمة سابقًا

وظيفة الرد أو الاستجابة (في شكل مختصريبدو أن إعادة :) يساعد المستخدم على الاستجابة بسرعة للرسائل المرسلة سابقا من المرسل. هذه الوظيفة لديها أيضا فرصة عالمية لقراءة المراسلات السابقة مع المحاور لموضوع معين. لكن قواعد المراسلات التجارية بالبريد الإلكتروني تلزم المرسل بإعادة تسمية موضوع خطاب العمل ، إذا تم تغيير جوهر المناقشة خلال المراسلات.

قبل إرسال خطاب عمل ، يجب عليك التحقق من الأخطاء الإملائية وعلامات الترقيم

البريد الإلكتروني يبسط تبادل المعلومات ، ولكنعندما لا تستحق المراسلات التجارية إهمال قواعد اللغة الروسية ، حيث يمكن أن يؤثر الخطأ المرتكب عن إهمال على مصداقية المرسل. قبل إرسال الرسالة ، يجب عليك مراجعة النص عدة مرات والتحقق من ذلك بعناية من أجل وجود أخطاء في الكتابة وعلامات الترقيم. العديد من عملاء البريد الإلكتروني لديهم وظيفة المدقق الإملائي ، لذلك الانتباه إلى الكلمات التي يؤكدها الخط الأحمر. إذا كنت تشك في صحة التهجئة ، فيجب عليك طلب المساعدة على الإنترنت أو التحقق من التهجئة باستخدام قاموس التهجئة.

آداب المراسلات التجارية عن طريق البريد الإلكتروني

يجب ملء حقل الوجهة في المكان الأخير

لتجنب إرسال غير مكتمل أويجب أن يتم إدخال عنوان مستلم خطاب العمل في آخر لحظة قبل الإرسال. يتم تضمين هذه القاعدة أيضا في أساسيات المراسلات التجارية عن طريق البريد الإلكتروني. يحدث ذلك عندما يتم ملء حقل المستلم ، يمكن أن يقدم البريد الإلكتروني قائمة بالمستلمين الذين سبق استخدامهم ، وهنا أيضا ، يجب أن يركزوا انتباههم ، حتى لا يرسلوا رسالة أعمال مترجمة إلى مرسل خارجي.

هيكلة رسالة عمل

تنطبق قواعد هيكلة النصليس فقط للناقلات الورقية ، ولكن أيضا لقواعد المراسلات التجارية عن طريق البريد الإلكتروني. ليس من الملائم دائمًا أن يقرأ المستلم مجلدات كبيرة من الرسائل النصية على شاشة العرض. لتبسيط هذه النقطة ، من الضروري تقسيم النص إلى فقرات صغيرة يتم إنشاؤها منطقيًا وعدم السماح بكتابة جمل معقدة في نصوص الأعمال. لا ينبغي أن يكون الطول الأمثل لجملة واحدة في خطاب عمل أكثر من خمسة عشر كلمة.

ينبغي ذكر جوهر خطاب العمل على أساس الوقائع الموضوعية

بالإضافة إلى موضوع رسالة الأعمال ، المتلقييجب أن تكون الجملة الأولى والثانية من النص الرئيسي موضع اهتمام أيضًا. تتمثل مهمة المرسل في الإشارة في بداية الرسالة إلى جوهر المشكلة أو السؤال الذي يتناول فيه المتلقي. يجب أن تشير الجملة الأولى إلى الغرض الذي يتم إرسال خطاب العمل إليه. العينة: "نعلمكم أن شروط الالتزام بموجب العقد رقم 45 لعام 02/01/2017" بشأن توريد المواد السائبة "قد وصلت إلى نهايتها. لتجديد العقد ، يجب عليك تقديم حزمة ثانية من المستندات ". نتيجة لهذا الهدف ، فإن المتلقي لديه الفرصة لفهم الفكرة الرئيسية لخطاب الأعمال. إذا كان نص الحرف كبيرًا جدًا ، فمن الأفضل استخدام وظيفة المرفقات للكائن كمرفق في شكل مستند نصي ، ولكن في حقل النص ، يجب ترك المقالة المصاحبة التي تضيء حرف العمل. عينة: "نرسل لك نسخة إلكترونية من خطاب شركة Makstroy LLC للرجوع اليها. نطلب منك إبلاغ قراركم بشأن تمديد العقد رقم 45 من 02/01/2017 "على توريد المواد السائبة" إلى الوقت المحدد في الرسالة ".

يجب الرد على كل بريد إلكتروني للنشاط التجاري

هناك أمثلة سلبية من الأعمالالمراسلات ، عندما يتجاهل المستلم خطاب عمل لأي سبب من الأسباب. في بعض الأحيان ، قد تكون هناك بالفعل حالات لا يمكن فيها إعطاء الإجابة بسبب حالات معينة ، على سبيل المثال ، يمكن أن تستغرق الفترة الزمنية لحل مشكلة عدة أيام أو يكون المتلقي في مرحلة التفكير ولا يمكنه الإجابة على السؤال المطروح على الفور. في هذه الحالة ، ينبغي أن يكون هناك تعليق موجز على هذا ، على سبيل المثال ، "مرحبا ، بيتر إيفانوفيتش. تلقيت رسالتك ، ولكن حتى الآن أجد صعوبة في الإجابة ، لأنني يجب أن أتشاور مع الإدارة العليا. سأبلغ عن المشكلة إلى المدير التنفيذي لشركتنا ونقدم إجابة رسمية بحلول نهاية الأسبوع. مع خالص التقدير ، مدير المبيعات ، Belov Ivan Gennadievich ".

المراسلات التجارية عن طريق البريد الإلكتروني

تجدر الإشارة إلى أنه إذا لم يتم تقديم الإجابة في غضون ثلاثة أيام عمل ، فيمكن تقييم صمت مستلم خطاب العمل على أنه تجاهل أو رفض التواصل مع المرسل.

عند كتابة رسائل الاستجابة ، يجب الإجابة على جميع الأسئلة

إذا تم إرسال الرسالة المرسلة إلى المستلمعند كتابة خطاب ، يجب عندئذ كتابة الإجابات على الأسئلة بالترتيب الموجود في النص المستلم لخطاب العمل. إذا تم طرح الأسئلة ، يأمل المرسل في تلقي إجابات محددة له. عند كتابة رسالة ، لا يجب ترقيم الإجابات ، بل تحتاج فقط إلى صياغة الفكرة بالترتيب. من أجل الإجابة على جميع الأسئلة المطروحة ، تحتاج أولاً إلى إعادة قراءة خطاب العمل المستلم عدة مرات وفي حالة وجود العديد من الأسئلة ، من الأفضل كتابتها بشكل منفصل لمنع تمريرها. إذا كان من غير الممكن الإجابة عن بعض الأسئلة المطروحة ، تجدر الإشارة إلى أنه في هذه اللحظة لسبب ما ، لا يمكن إعطاء الإجابة.

أساسيات المراسلات التجارية عن طريق البريد الإلكتروني

لا تسيء استخدام الاختصارات والتصميم العاطفي والأحرف الكبيرة

هناك أمثلة سلبية من الأعمالالمراسلات ، عند المرسلين تمييع ذلك ، وذلك باستخدام علامات غير رسمية في شكل ابتسامات. تطبيقهم شائع عند التواصل في الشبكات الاجتماعية ، ولكن قواعد المراسلات التجارية لا ترحب بمثل هذه المظاهر من المشاعر ، حيث قد لا يعرف المتلقي معناها الحقيقي ويأخذها لمجموعة غير مفهومة من أخطاء الترقيم.

أمثلة على المراسلات التجارية

كما أنه من الضروري رفض كتابة النصبأحرف كبيرة. على شبكة الإنترنت ، تسمى مجموعة من الكلمات المكتوبة بأحرف كبيرة "عبارات صراخ" وغالباً ما تحمل مثل هذه العبارات لونًا سلبيًا. قد يعتبر المتلقي ، عند قراءة خطاب عمل إلكتروني ، هذا الخط سلبيًا ، والذي سيكون له تأثير ضار على إدراك المعنى. في حالة عدم وجود بريد إلكتروني الأعمال ضروري للتأكيد على أهمية وجود جهة، والاستفادة بشكل أفضل من العبارات الاستهلالية، على سبيل المثال، "الرجاء ملاحظة أنك بحاجة إلى تقديم مجموعة من الوثائق لتمديد العقد في موعد أقصاه 2017/10/02 العام" أو "يرجى ملاحظة أن الوثائق ينبغي أن تقدم تمديد العقد قبل 2017/10/02 العام ".

لا ترسل معلومات حساسة عبر البريد الإلكتروني

لإرسال معلومات شخصية أو سريةالمعلومات من الأفضل التخلي عن صناديق البريد الإلكتروني ، حيث أن هناك تهديدًا بالاعتراض من قبل المهاجمين لاستخدامها في أغراض المرتزقة الخاصة بهم. يمكن أن تتضمن هذه المعلومات: أرقام الهواتف ، وكلمات سر البطاقات المصرفية ، والحسابات المصرفية الشخصية ، إلخ. من المهم أن تتذكر أن المعلومات مخزنة على خادم وكيل البريد وفي حالة القرصنة يمكن سرقتها.

في نهاية الرسالة يجب أن يكون توقيع المرسل

كما سبق ذكره ، كل إرسالهايجب أن يحتوي الحرف على توقيع محدد. في كثير من الأحيان يقوم مطورو صناديق البريد بعرض وظيفة قالب التوقيع ، حيث يمكنك إدخال بياناتك حول المشاركة والاسم ورقم هاتف الاتصال. بعد ذلك ، سيتم عرض هذا الحظر تلقائيًا في نهاية كل حرف ، مما يؤدي إلى تبسيط الكتابة. من المهم وضع توقيع بشكل صحيح بحيث يكون لدى المستلم الفرصة ، عند الإجابة على الرسالة ، لمعالجة المرسل بشكل صحيح. مثال على التوقيع قد يبدو كالتالي: "مع خالص التقدير ، رئيس المبيعات نيكولاي بتروف ، +79810000000".

قواعد المراسلات التجارية عن طريق البريد الإلكتروني

استخلاص النتائج ، يمكن ملاحظة أنه ،لفهم كيفية إجراء المراسلات التجارية عن طريق البريد الإلكتروني ، لن تحتاج إلى تعلم عناصر إضافية ومعقدة. من الضروري فقط التقيد بالقواعد الأولية للآداب ومراقبة قواعد اللغة الروسية.